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Digitalización de información

DIGITALIZA TODA LA INFORMACIÓN TÉCNICA DE LA PLANTA

El papel ha pasado a la historia. La facilidad para consultar, copiar y reproducir todo tipo de información digital ha supuesto un verdadero cambio en la forma de gestionar la información técnica. En papel, la información puede perderse o degradarse. En formato digital, la información fluirá con facilidad hasta los técnicos que la precisen

 Por Santiago García Garrido  

www.santiagogarciagarrido.com  

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Digitalizar toda la información de que se disponga es un proceso simple, y como siempre, barato. Una persona con conocimientos medios de informática puede encargarse de todo el proceso. El único coste de esta idea, su sueldo. Puedes contratarlo con una empresa externa, en cuyo caso te resultará más fácil llevarlo a cabo, pero supondrá un pequeño desembolso adicional. Asegúrate de que en el equipo que se encarga del proyecto hay al menos un ingeniero, porque si son todos informáticos no tendrán un buen criterio de clasificación de documentos.

Para llevarla a cabo con eficacia, debes recordar que no solo hay que digitalizarla, sino también ordenarla para que esté accesible. También debes elegir un formato. Te recomiendo abiertamente el estándar más extendido y de mas fácil acceso: el formato PDF. Pasa pues todos los programas a PDF.

Además, algunos programas, como ADOBE ACROBAT te permiten crear un índice para que los documentos sean fácilmente accesibles. Para que tengan el mejor acceso posible y sea fácil encontrar lo que se busca, basa la estructura de esta base documental en el árbol jerárquico de activos de la planta, de forma que se pueda encontrar un documento 'abriendo' dicho árbol. De cada ítem debe colgar toda la información que se posea de él (manuales, planos, etc) junto con todos los equipos, subsistemas, sistemas, etc, que también dependen de él.

En este blog encontrarás más información sobre los árboles jerárquicos.

renovefree

RENOVEFREE es un software gratuito desarrollado y distribuido por RENOVETEC. La intención de RENOVETEC con este proyecto es poner en manos de empresas pequeñas, medianas y grandes un software de muy bajo coste (en su versión básica es gratuito) con todas las funcionalidades que requiere un programa de estas caracteristicas. Infórmate sobre como obtenerlo pinchando aquí.

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